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Índice:
Ø Solicitud
Ø Memorial
Ø Curriculum vitae
Ø Informe
Ø Carta poder
Ø Oficio
Ø Catar de recomendación
Solicitud
Ø Concepto:
La solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo.
Ø Características:
La Solicitud, en cuanto a los aspectos formales, responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.
Ø Estructura :
Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo etc.).
B) Exposición de motivos:
Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.
C) Petición o exposición de la solicitud:
Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta petición de algo.
D) La despedida debe indicar:
Fecha: lugar, día, mes y año
Firma de quien presenta la instancia
Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en mayúsculas.
Memorial
Ø Concepto:
Papel o escrito en que se pide una merced o gracia, alegando los meritos o motivos en que se funda la solicitud.
Este documento, en nuestro medio se usa para la petición colectiva, tiene los mismos caracteres que la solicitud.
Por lo tanto, se puede señalar como un recurso para solicitar algo en bien de la colectividad.
Estructura:
1. Sumilla: Síntesis de lo que se pide.
2. Destinatario: Cargo administrativo del funcionario.
3. Datos generales de los solicitantes: Empieza los pobladores del distrito de salas.
4. Cuerpo o contenido de lo que se pide:
-Exponiendo las necesidades.
-Exponiendo razones de hecho y derecho.
5. Remate:
-Es justicia que esperamos alcanzar.
-Por estar confirme a la ley.
6. Fecha.
7. Firmas de los solicitantes.
Currículo Vitae
Ø Concepto:
Las personas encargadas de los recursos humanos y de contratar a los futuros trabajadores que aspiran a un cargo en concreto, confían en que el curriculum contengan los datos que necesitan y que estos datos vengan de forma sencilla, concisa y clara.
Como objetivo principal, a la hora de redactar un curriculum, debemos buscar encarecidamente una entrevista. Todo nuestro esfuerzo plasmado en el curriculum está orientado a la búsqueda de una entrevista personal.
Como cada cargo es diferente, el contenido ideal de cada curriculum sería el que se adaptase mejor a dicho cargo. Por tanto nuestro consejo es la redacción personalizada de diferentes curriculums para diferentes cargos. Aunque sabemos que para optar por muchos cargos, el camino mas sencillo es un curriculum Standard enviado de forma masiva. Como dice el refrán. "El que mucho abarca, poco aprieta". Importante NO MENTIR, tarde o temprano tus carencias saldrán a la luz y tu imagen quedará deteriorada.
Ø Estructura:
1. Título: Arriba en el centro "Curriculum vitae" o "CV" o "Nuestro nombre y apellido" 2. Datos personales: Nombre, dos apellidos, dirección completa, teléfonos de contacto, correo electrónico. Es conveniente en ocasiones indicar aquí el estado civil. Muchas empresas valoran las personas casadas frente a las solteras, y viceversa, es una cuestión de estabilidad emocional.
3. Estudios:
Indicar los estudios realizados, completos, y los estudios sin completar, si se diera el caso. Dependiendo del cargo al que se quiere optar, es posible hacer mención de unos estudios e ignorar otros. Por ejemplo para optar por un cargo de cierta importancia a nivel empresarial, podemos y debemos citar nuestros estudios universitarios en "empresariales", evitando citar los estudios de bachillerato que ya se dan por sabidos.
En cambio si queremos optar por un trabajo de limpieza de Baños, es conveniente ocultar nuestros estudios universitarios, ya que sólo el hecho de mencionarlos ofrece la idea de que no queremos el trabajo y buscamos algo mejor. Separamos por fechas, (Mes-año) y a continuación el nombre del estudio y el lugar donde se realizó.
4. Otros Títulos y cursos: Es conveniente indicar cursos o seminarios de menor importancia y menor periodo de tiempo de estudio, pero que si se adaptan al trabajo resultan un valor añadido a tu curriculum.
5. Experiencia Profesional: Al igual que en los estudios, aquí, expondremos por fechas ordenadas por antigüedad, los trabajos que hemos realizado y que mejor se orienten al cargo que aspiramos. Para un cargo de alto directivo, es obvio que debemos ignorar aquellos trabajos de baja cualificación, que hayamos realizado.
Indicar con cada trabajo, las tareas que se desempeñaban de forma resumida.
6. Idiomas: Se indican los idiomas conocidos con el nivel que se tiene "bajo" "medio" "alto", tanto escrito como hablado, Indicar también si fuese el caso los títulos o cursos realizados, así como experiencias personales en el extranjero.
7. Informática: Hoy en día la informática es casi imprescindible en todos los puestos laborales. Independientemente del cargo al que se opta, es conveniente indicar tus conocimientos informáticos. Y en función del cargo al que se opta, aquellos paquetes informáticos que seguro serán herramientas fundamentales, como son los procesadores de textos, las bases de datos, hojas electrónicas... etc.
8. Otros datos de interés: Datos importantes que no hemos añadido anteriormente. Por ejemplo, que disponemos de carnet de conducir, de vehículo propio, disponibilidad para viajar, conocimientos en algún tipo de maquinaria industrial.
9. Consejos: - No excederse más de dos páginas.
- Buena presentación, Ojo con las faltas de ortografía.
- Es conveniente dárselo a leer a un amigo antes de enviarlo.
- Un recuadro al margen de un color que resalte, pero sin destacar, azul o naranja, pueden hacer frente a una montaña de curriculums, que el tuyo salte a la vista.
- Colocar nuestra fotografía también puede ser clave y decisivo a la hora de ser seleccionados o no.
Informe
Ø Concepto:
Es un documento extenso y detallado que da cuenta del curso que ha seguido una gestión, una actividad académica, una etapa de trabajo como responsable de determinada área, un problema especifico, etc.
Por su importancia debe ser lo más minucioso posible, así como redactarse con un lenguaje sencillo y directo sin renuncias a la terminología a la especializada de acuerdo al caso. También debe evitarse incorporar puntos de vista personales, salvo en los casos en que estos son solicitados.
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.
Ø Estructura:
1. Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Metas, Igualdades y Debate (IUPAC).
2. Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia para resolver las preguntas y posibles soluciones presentadas en el informe. 3. En cuanto a un formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, notas al pie de la página, hipervínculo y referencias; u otro tipo específico, redacción del informe como una sola unidad, donde se informa la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están marcadas sus partes, aunque carezcan de esto. 4. También dependerá del tipo de informe que se esté realizando, existen 33 tipos que se especificarán más adelante.
5. Debe tener título, fecha y el nombre de quien hizo el informe (Firma: Gustavo Cruz).
Carta de Poder
Ø Concepto:
El modelo de carta de poder se utiliza para conceder a otra persona el poder de actuar bajo la autorización de quién la escribe y actuar en función de las premisas marcadas previamente.
La carta de poder especifica siempre las circunstancias y el modo de actuar de la persona encargada de recibir dicho poder. De esta forma se evitan los malos entendidos y se regulariza la responsabilidad bajo la que actúa la persona interesada.
La carta de poder puede autorizar a otra persona a administrar nuestras cuentas bancarias, o a invertir en nuestro nombre, a pagar facturas o a contratar personas...etc.
La persona que recibe el poder va a actuar en nuestro nombre, por ello resulta muy importante dejar bien fijadas de antemano las cotas o límites de actuación de dicha persona, de modo que no se extralimite en sus funciones y no nos acarree problemas posteriores. Se recomienda siempre la intervención de un abogado a la hora de redactar y de aclarar los términos legales en los que se mueva la persona beneficiada.
Ø Estructura:
Son 3 los apartados más importantes que deben figurar en un modelo de carta de poder:
1 - La identificación de las personas que transfieren y aceptan el poder.
2 - Explicación detallada del poder, explicando de forma clara y concisa los límites de actuación hasta donde alcanza dicho poder, así mismo la duración con fecha de inicio y de finalización del poder.
3 - Las firmas, importante para que el documento tenga validez.
La persona que otorga el poder, siempre puede en todo momento cambiar de parecer si no está de acuerdo, nunca el beneficiado podrá actuar con intereses contrarios. Prevalecen siempre los intereses de la persona que emite el poder.
En caso de fallecimiento, la carta de poder pierde el valor. En ocasiones el beneficiario sigue actuando en nombre de la persona fallecida, sin éste saberlo. Todas las acciones cometidas en ese periodo de tiempo pueden ser reconsideradas o rechazadas por parte de los herederos y puesto en manos de un abogado si fuese necesario.
Oficio
Ø Concepto:
La carta "Oficio" es un texto dedicado puramente a la información de tipo oficial o carácter protectorio procedente de una institución pública o privada.
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas. (Según la real academia española).
Ø Estructura :
1. Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. " Año del centenario de machu picchu para el mundo".
2. Lugar y fecha.-
Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
3. Numeración.-
En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
4. Destinatario.
Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
5. Asunto.
Es la quinta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
6. Referencia.
Es la sexta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
7. Cuerpo o texto.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme.
8. Despedida.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente.
9. Firma y pos firma.
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
10.Iníciales.
Al igual que en el memorándum, la iníciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
11. Anexo.
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
12. Distribución.
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Ø Utilidad y Fines:
Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
Ø Tipos de Oficio:
1. Oficio Simple o Directo
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
2. Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:
1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio. Oficio de Trascripción.
Ø Trascripción:
La palabra trascripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo trascrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.
El trato de relación que se cumple por medio de este documento de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.
Carta de Recomendación
Ø Concepto:
Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado principalmente en los tediosos procesos de selección de personal. A acostumbran a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen como finalidad la de ofrecer información extra ajena al solicitante en la que se expone de manera siempre positiva la pasada vida laboral del solicitante así como sus cualidades humanas. Lo más importante no es el contenido de la carta, ya supuesta previamente que va a ser positiva. Lo más importante es Quién la firma; sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho tiempo. Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo general, no dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el esforzarse por escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un borrador que le facilite su labor.
Ø Estructura :
Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes bien localizadas:
1 – Identificación
2 – Contexto
3 – Recomendación
4 – Cierre
Asimismo deben aparecer los siguientes datos:
– El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la recomendada y la del que lo recomienda.
– Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y lugar).
– Características positivas de la persona a recomendar dentro de su entorno laboral. – Características positivas de la persona a recomendar respecto a la persona que le recomienda.
– Información de contacto (Teléfono, email...) Quedando a disposición de la nueva empresa.
1. Identificación: Dirigida a la persona encargada de la selección del personal. Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de adopción.
2. Contexto: En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades desempeñadas por la persona recomendada siempre desde el punto de vista del re comendador:
3. Recomendación: Sé trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser esta nueva inserción.
4. Cierre: Por último una despedida cordial invitando a solicitar información complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir:
Ø Consejo:
Una carta redactada en nombre de otro puede levantar sospechas en influir negativamente en el proceso de selección. Por ello nuestra recomendación es que se le facilite a la persona encargada de firmar la carta un guión orientativo a modo de esquema que seguro facilitará la tarea e inculcará mayor naturalidad y credibilidad la carta:
SR. Don ------ (Destinatario)
1 – Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a recomendar)
2 – Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar y la opinión que se tiene.
3 – Explicar el porqué de dicha opinión
4 – Puntos fuertes a destacar en su labor como trabajador
5 – Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige el empleado
6 – Expresar que quedas a su disposición para aclarar o añadir mas información.
7 – Un cordial saludo
8 – Firma